Introductie Harmonized Structure
De Harmonized Structure is een aantal jaar geleden geïntroduceerd vanuit de wens om de management systemen beter aan te laten sluiten bij de gangbare besturingsmodellen van de organisatie. Bovendien is het met de HS gemakkelijker om nieuwe normen te begrijpen en de verschillende managementsystemen voor bijvoorbeeld kwaliteit en informatiebeveiliging te integreren. Dit is mogelijk doordat de HS bestaat uit een standaard hoofdstukindeling en basistekst en gebruik maakt van gemeenschappelijke termen en definities.
De HS bestaat uit zeven hoofdcomponenten, die in dit artikel uitgebreider toegelicht zullen worden:
- Context van de organisatie
- Leiderschap
- Planning
- Ondersteuning
- Uitvoering
- Evaluatie van de prestaties
- Verbetering
Deze structuur is verplicht voor alle managementsysteemnormen. In iedere norm kunnen, als aanvulling op het kern-managementsysteem, eisen worden toegevoegd die relevant zijn voor het specifieke vakgebied. Toch zijn nog niet alle recent gepubliceerde managementsysteemnormen aangepast. Bijvoorbeeld de structuur van de ISO 13485:2016 norm, kwaliteitssysteem voor medische hulpmiddelen, loopt nog niet in lijn met de overige normen.
Bron: Nen
Context van de organisatie
Inzicht verkrijgen in de organisatie en haar context
Het in kaart brengen van de context van de organisatie is het startpunt voor iedere organisatie. Hierbij kijkt de organisatie eerst naar alle interne en externe factoren die van invloed zijn op de organisatie en het bereiken van de beoogde resultaten van het management systeem. Voorbeelden van externe factoren die een risico of kans zijn voor de prestatie van de organisatie zijn: de economie, de omgeving, wetten, de markt, cultuur en technologieën. Interne factoren zijn de waarden, cultuur en kennis in de organisatie. De SWOT-analyse is een nuttig instrument voor dit proces. Hierbij worden de sterktes en zwaktes van de organisatie gekoppeld aan de kansen en bedreigingen in de markt.
Inzicht verkrijgen in de behoeften en verwachtingen van belanghebbenden
De tweede stap is het verkrijgen van inzicht in de behoeften en verwachtingen van belanghebbenden. Het is belangrijk om te realiseren dat een organisatie meer belanghebbenden heeft dan alleen de klant. Ook leveranciers, investeerders, medewerkers, samenwerkingspartners en toezichthouders zijn voorbeelden van belanghebbenden. Als organisatie kun je een overzicht maken van alle belanghebbenden en daarin de behoeftes en verwachtingen van alle partijen identificeren met betrekking tot de producten, diensten of bedrijfsvoering.
Het toepassingsgebied van het managementsysteem vaststellen
Een belangrijke stap bij het opzetten van een management system is het bepalen van de scope. De scope is een beknopte beschrijving van de producten, diensten en fysieke locaties die onder het management systeem vallen. Wat buiten de scope valt, wordt niet in de certificering meegenomen. Door middel van deze bondige beschrijving kan zowel binnen de organisatie als naar belanghebbenden gemakkelijk worden gecommuniceerd welke delen van het bedrijf binnen het managementsysteem vallen.
Managementsysteem
De laatste sectie is gericht op het ontwerpen en ontwikkelen van de juiste processen om een management systeem op te zetten, onderhouden en continue te verbeteren.
Leiderschap
Hoofdstuk 5 van de ISO normen die zijn opgebouwd volgens de Harmonized Structure (HS) gaat over leiderschap. Vanuit de ISO normen wordt er een actieve rol verwacht van de directie in het plannen, implementeren, beheren en verbeteren van het management systeem.
Leiderschap en betrokkenheid
De betrokkenheid van de directie is essentieel voor een succesvol managementsysteem. Allereest is het de strategische beslissing van de directie om een managementsysteem te implementeren op basis van één of meerdere normen. Daarnaast is (aantoonbare) betrokkenheid bij de implementatie noodzakelijk. De directie toont betrokkenheid door te zorgen dat de doelstellingen van het managementsysteem aansluiten bij de strategische richting van de organisatie en te bewerkstelligen dat deze doelen gehaald worden met de beschikbare middelen. Bovendien moet de directie iedereen informeren over het belang van een effectief managementsysteem en dat iedereen moet deelnemen aan de uitvoering ervan.
Beleid
In het beleid legt de directie de strategische richting vast passend voor het doel van de organisatie. Er wordt een aantal eisen gesteld aan het beleid. Allereerst, dient het beleid gedocumenteerd te zijn. Ten tweede moet het binnen de organisatie worden gecommuniceerd en tot slot moeten ook belanghebbenden toegang hebben tot het document als zij dat wensen.
Rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de organisatie
De ISO vraagt om rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vast te stellen. Zodat duidelijk is wat er van iedereen binnen de organisatie verwacht wordt. Sommige organisaties doen dit door middel van functieprofielen. Er zijn echter ook andere manieren om dit vast te leggen. De organisatie kan bijvoorbeeld de verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastleggen in procedures. Dit kan ofwel in een beschrijving of in een stroomdiagram. Een andere methode is het maken van een matrix met de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TBV), beter bekend als het RACI-model.
Planning
Hoofdstuk 6 van de ISO normen die zijn opgebouwd volgens de Harmonized Structure (HS) gaat over planning. Meer specifiek gaat het over het plannen van acties om risico’s en kansen aan te pakken en doelstellingen te behalen.
Maatregelen om risico’s te beperken en kansen te benutten
In dit hoofdstuk bouw je voort op de stappen die eerder zijn gezet. De factoren en de behoeften en verwachtingen van belanghebbenden worden vertaald in risico’s en kansen voor de organisatie.
Om te zorgen dat de ongewenste gevolgen worden beperkt of voorkomen en dat kansen worden benut, moeten afspraken en plannen worden gemaakt om deze risico’s en kansen aan te pakken. Het resultaat hiervan is het risicobehandelplan waarin is beschreven door wanneer, door wie en hoe de risico’s aangepakt moeten worden. Deze informatie moet worden gedocumenteerd. Om vervolgens de doeltreffendheid van de maatregelen te kunnen bepalen, moet tevens worden vastgesteld hoe (de effecten van) die afspraken en plannen worden gemonitord.
Bij het bepalen van de maatregelen om de risico’s en kansen aan te pakken moet er rekening mee worden gehouden dat de maatregelen in verhouding zijn met de mogelijke impact. Mogelijke strategieën om met risico’s om te gaan zijn:
- Vermijden: de activiteit waardoor het risico ontstaat, wordt beëindigd.
- Verminderen: maatregelen nemen waardoor het risico wordt teruggebracht tot een acceptabel niveau.
- Overdragen: het risico wordt overgedragen aan een andere partij. Bijvoorbeeld door een verzekering af te sluiten.
- Accepteren: het risico wordt aanvaard, omdat het risico klein is of vermijden niet mogelijk is.
Doelstellingen en de planning om ze te bereiken
De organisatie moet doelstellingen voor het management systeem vast stellen die aan een aantal eisen voldoen. De doelstellingen moeten consequent zijn met het beleid en, indien mogelijk, meetbaar zijn. Daarnaast moet het gebaseerd zijn op de eisen van belanghebbenden, moeten de doelstellingen worden gecommuniceerd en indien nodig worden bijgewerkt.
Bij het opstellen van een planning om de doelstellingen te bereiken, moet tenminste worden vastgesteld wat er moet gebeuren, wie verantwoordelijk is, welke middelen ervoor nodig zijn, wat de deadline is en hoe de resultaten zullen worden geëvalueerd.
Ondersteuning
Hoofdstuk 7 van de ISO normen die zijn opgebouwd volgens de Harmonized Structure (HS) gaat over ondersteuning. In dit hoofdstuk wordt aandacht besteed aan wat er nodig is om de doelstellingen van het managementsysteem te behalen. Welke middelen, competenties, documenten en communicatie zijn vereist?
Middelen
De organisatie moet voldoende middelen beschikbaar stellen om een management systeem op te zetten, implementeren, onderhouden en continue te verbeteren. Er moet hierbij rekening worden gehouden dat er niet alleen gekeken wordt naar de behoefte aan middelen op dit moment, maar dat er ook al rekening wordt gehouden met de toekomstige behoeften.
Competentie
Naast het feit dat er middelen beschikbaar moeten zijn, moeten de personen die werkzaamheden verrichten in staat zijn om hun werk op de juiste manier uit te voeren. Deze personen moeten over de juiste competenties beschikken. Om dat te bewerkstelligen moet de organisatie vaststellen welke competenties nodig zijn om bepaalde werkzaamheden te verrichten en zorgen dat de betreffende personen hieraan voldoen. Dit kan ofwel door de juiste scholing of ervaring of door aanvullende training om de benodigde competentie op te doen.
Wilt u een managementsysteem implementeren of verschillende managementsystemen integreren binnen de organisatie en kunt u of uw organisatie hierbij ondersteuning gebruiken? Nieuwhuis Consult ondersteunt graag bij al uw vragen. Neem contact met ons op via info@nieuwhuisconsult.nl of bel 0541-661024.